OKV setzt auf eine sichere, robuste IT-Plattform

Die OKV – Ostdeutsche Kommunalversicherung a. G. mit Sitz in Berlin setzt bereits seit dem Jahr 2019 auf die IT-Outsourcing-Lösungen des Full Service Hosting Anbieters DATIS IT-Services GmbH aus Mannheim. Im Mittelpunkt des Outsourcingprojekts stand von Anfang an der 24/7 Betrieb der versicherungsspezifischen Applikationen Winsure, Düwa, Solvara sowie Kavia der Firma ISS Software GmbH mit Sitz in Hamburg, der Doxis4-Plattform als digitales Workflowsystem der Firma SER Solutions Deutschland GmbH mit Sitz in Bonn und des entsprechenden Buchhaltungsprogramms SAP der Firma SAP Deutschland SE & Co. KG mit Sitz in Walldorf. Damit wollte das Versicherungs-unternehmen aus Berlin Änderungen in der Unternehmensorganisation auch in der IT-Infrastruktur umsetzen, die Fokussierung auf das Kerngeschäft und seine Kunden weiter ausbauen, den Servicelevel der eigenen IT weiter erhöhen und die IT-Sicherheit erhöhen.

Die OKV ist ein Spezialversicherer im Wesentlichen für Städte, Gemeinden und Landkreise sowie sich in Kommunalbesitz befindender Betriebe und Eigenbetriebe, der ein breites Spektrum an Risiken bei seinen Mitgliedern versichert. Das Portfolio der OKV umfasst eine Vielzahl von unterschiedlichen Produkten, von der Versicherung der Bauleistung, Gebäude- und Inventarversicherung, Elektronikversicherung, Maschinenversicherung, D&O-Versicherung bis hin zur Vermögenseigenschadenversicherung oder auch Musikinstrumentenversicherung. Die Bandbreite der von der OKV angebotenen Versicherungen orientiert sich am Bedarf der kommunalen Mitglieder.

Ausgangspunkt für die Neugestaltung der IT-Infrastruktur war die Entflechtung der bisherigen Bürogemeinschaft, die die OKV mit ihrem bisherigen Partner KSA Berlin (Kommunaler Schadenausgleich der Länder Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen) hatte.

Diese Neuausrichtung hatte auch Auswirkungen auf die bisher gemeinsam genutzten IT-Systeme, Arbeitsorganisation des gemeinsam genutzten Mitgliederportals und die individuellen Anwendungen.

Neben einer jederzeit skalierbaren, virtualisierten Plattform inklusive Security, Anbindungen, Backup, Datenschutz und Datenschutzmanagement nach EU-DSGVO spielten auch die Einbindung der Telefonie, das und das Software-Lizenzmanagement eine wesentliche Rolle bei der Umsetzung dieses komplexen Projekts. Bei dieser Gelegenheit konnte auch direkt geprüft werden, ob der Kunde bezüglich der Software-Ausstattung richtig lizenziert ist und die entsprechenden Lizenzen für einen Hosting-Betrieb in Rechenzentren autorisiert sind. Darüber hinaus musste auch der DATIS IT-Services Servicedesk in seiner Funktion als 2nd– und 3rd-Level Support in die kundenspezifischen Prozesse eingebunden werden.

„Eine zentrale Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts hat neben der umfassenden IST-Analyse ein detaillierter Projektplan mit genauen Verantwortlichkeiten und klaren Aufgaben gebildet. Hier hat uns das Projektteam um Julia Bajon von der OKV von Anfang an hervorragend unterstützt.“, sagt Achim Lindtner, Projektleiter und Servicemanager von DATIS IT-Services.

Bestandteil des Projekts war auch die Übernahme der SAP-Systeme, die bisher bei einem weiteren, externen IT-Dienstleister liefen. Sie sollten ebenfalls übernommen werden und in das Rechenzentrum der DATIS IT-Services umzuziehen. PTA, die Schwestergesellschaft von DATIS IT-Services, betreut bereits seit vielen Jahren gemeinsame Kunden im SAP-Umfeld. In diesem Fall konnte PTA die komplette SAP-Migration inklusive IST-Analyse, Anbindungen und Optimierungen begleiten.

Neben dem SAP-Hosting hat die OKV den Mannheimer Dienstleister mit vielen weiteren IT-Services beauftragt. Dazu zählen die Systemadministration inklusive MS Exchange, SQL, Citrix bis hin zur Basis Administration von SAP und den SAP Solution Manager. Diese kundenspezifische Auswahl ist geradezu vorbildlich für Unternehmen, die sich insbesondere nicht den Risiken eines eigenen On-Premise-Betriebs und dem vorhandenen Fachkräftemangel dauerhaft aussetzen wollen. In diesem Fall hat sich OKV dafür entschieden, seinen Mitarbeitern im Innen- und Außendienst eine stabile und sichere IT-Infrastruktur zur Verfügung zu stellen, um sich auf das Kerngeschäft und seine Kunden konzentrieren zu können.

Wer schnell gibt, gibt doppelt. Dieses Bonmot trifft besonders auf die Versicherungsbranche und seine Kunden zu. Es gehört zu den obersten Prämissen von OKV seinen Kunden im Schadenfall sofort zu helfen. Das beginnt bei der Abwicklung und der Kommunikation. Umso bedeutender war es, beim GoLive für OKV und seine Mitarbeiter eine jederzeit stabile, robuste und sichere Umgebung bereitzustellen.

Insbesondere in der Versicherungsbranche gilt es, dem Kunden maßgeschneiderte Lösungen anzubieten, die zu seinem individuellen Risikoprofil passen und eine schnelle und transparente Abwicklung auf Basis stabiler, innovativer und moderner IT-Lösungen ermöglichen. Ausgangspunkt für dieses anspruchsvolle IT-Outsourcing Projekt war zunächst die detaillierte Erfassung der vorhandenen IT-Infrastruktur inklusive der Hardware, Prozesse und unterschiedlichen Applikationen in beiden Unternehmenseinheiten.

Zudem muss der Vertrieb zu jedem Zeitpunkt an jedem beliebigen Einsatzort in der Lage sein, auf die entsprechenden Systeme zugreifen zu können. Neben dem Vertrieb bietet die OKV auch ein attraktives Umfeld für seine Mitarbeiter – so arbeiten eine Vielzahl der Mitarbeiter auch im Home-Office.

Die Migration hatte eine Vielzahl von unterschiedlichen Anwendungen wie SAP, Winsure und SER inklusive der entsprechenden Datentrennung und –Übernahme zu berücksichtigen. Die Datenmigration bildete einen Schwerpunkt in einer Vielzahl von Aufgaben und gehörte zu den zentralen Aufgaben des Projektteams.

Allein die Größe der zu migrierenden Datenmengen und die besonders hohe Vertraulichkeit stellte eine große Herausforderung dar. Zu den besonders sensiblen Informationen zählen primär die personenbezogenen Daten im Bestandsführungssystem, das alle relevanten Kunden- und Vertragsdaten abdeckt.

Vertrauen und eine gute Kommunikation zwischen allen Involvierten waren eine wichtige Basis für die gute Zusammenarbeit zwischen OKV und DATIS IT-Services.

„Aufgrund der exzellenten Referenzen von DATIS IT-Services in der Versicherungsbranche und tiefgreifenden Erfahrungen mit unserem Bestandsführungssystem Winsure, wussten wir, dass wir hier auf einen exzellenten Partner für eine langfristige Zusammenarbeit treffen. Darüber hinaus wurden die strengen Anforderungen der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht BaFin von Anfang an berücksichtigt und zur vollsten Zufriedenheit erfüllt“, sagt Jürgen Meier, Sprecher des Vorstandes der OKV. Als Dienstleister für Versicherungen unterliegt die OKV auch aufgrund ihrer Größe den Anforderungen des Gesetzes über das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI-Gesetz).

Das Versicherungsunternehmen profitiert in hohem Maße nicht nur vom maßgeschneiderten Lösungskonzept des IT-Dienstleisters, sondern auch von der hohen Flexibilität und der jederzeitigen Skalierbarkeit der Systeme inklusive der auf Mietbasis bereitgestellten Software beispielsweise im Bereich der Büroanwendungen wie Microsoft Office. Die OKV kann jederzeit nach individuellem Bedarf seine Systeme erweitern und leistungsfähiger gestalten, u.a. mehr Storage oder Softwarelizenzen hinzubuchen oder bestimmte Teilbereiche bedarfsorientiert herunterfahren.

In den meisten Fällen geht DATIS IT-Services von einem mehrstufigen Migrationskonzept aus, um die Risiken im Rahmen einer Datenübernahme sehr gering zu halten.

Deshalb wurden erst nach Migrationen und Tests der Applikationen und Funktionen der kompletten Daten und Systeme auf bereitgestellter Hardware des Kunden Vorort durchgeführt. Erst nach erfolgreichem Abschluss dieser Testphase wurden weitere Schritte, wie der Transport durch einen spezialisierten Logistikdienstleister in das DATIS IT-Services Rechenzentrum, in die Wege geleitet.

Die Daten wurden dann auf einem weiteren, zusätzlichen Weg unter Einsatz von Veeam vCloud Backup in das DATIS IT-Services Rechenzentrum transportiert. Sämtliche Daten werden im Vorfeld auf einem externen NAS in das Rechenzentrum transportiert. Die darauf befindlichen Daten werden in ein Backup-Pool der OKV überspielt und über eine Differenz-Sicherung von Berlin nach Mannheim abgeglichen.

Wären die Systeme auf dem konventionellen Transportweg von Berlin nach Mannheim beschädigt worden und hätte die Produktivsetzung nicht wie geplant umgesetzt werden können, so hätte man dadurch die Möglichkeit gehabt, die relevanten Systeme (Mail, Domänencontroller, Terminalserver und WINSURE) für einen temporären Zeitraum auf entsprechender Hardware im DATIS IT-Services Rechenzentrum zu betreiben. Hierfür würden die angesprochenen Sicherungen aus dem Veeam vCloud zum Tragen kommen.

Eine Absicherung mit doppeltem Boden: Hätte die Produktivsetzung der Systeme im DATIS IT-Services Rechenzentrum aus anderen Gründen, wie technische Probleme in der Gesamtstruktur oder softwareseitige Themen nicht eingehalten werden können, so hätte man die komplette Hard- und Software noch weiter im Berliner Rechenzentrum bis zum nächsten Umzugstermin betreiben können.

An ein Outsourcing des Rechenzentrums hat die OKV von Anfang an hohe Anforderungen auch an das Berichtswesen gestellt. So werden durch DATIS IT-Services umfassende Auswertungen geliefert, welche den Kunden in die Lage versetzen ein entsprechendes Controlling der Leistung durchzuführen. Mögliche Incidents werden zudem per Mail und SMS zur Verfügung gestellt, um den Kunden im Bedarfsfall in die Lage zu versetzen, seine Mitarbeiter und Geschäftspartner schnell zu informieren. Im letzten Service-Review konnte der IT-Abteilungsleiter der OKV, Herr Alex Trautwein, „sehr gute Reaktionszeiten, eine insgesamt sehr gute Verfügbarkeit sowie gut funktionierende Prozesse und Infrastruktur ohne Optimierungsbedarf“ festhalten.